Á fundi bæjarstjórnar Ölfuss sem haldinn var 28. febrúar sl. var samþykkt að gera breytingar á stjórnsýslufyrirkomulagi sveitarfélagsins. Fyrir bæjarstjórn lá minnisblað frá RR ráðgjöf ehf. dagsett 25. febrúar 2018. Í minnisblaðinu kemur ma. fram að starfsumhverfi og umgjörð sveitarfélaga hafi tekið miklum breytingum undanfarinn áratug, ekki síst í skipulags- og byggingarmálum og hvað varðar miðlæga stjórnsýslu. Þar segir enn fremur að kröfur um málsmeðferðarhraða, fagmennsku og samráð hafi aukist mikið bæði af hálfu löggjafans og íbúa. Hugmyndir og áherslur í umhverfismálum, skipulagi og við hönnun og byggingu mannvirkja hafa þróast og það leitt til þess að ákvarðanataka er orðin flóknari og hagsmunirnir meiri en áður var. Með endurskoðun á stjórnsýslu Sveitarfélagsins Ölfus er stefnt að því að efla viðbrögð sveitarfélagsins, auka formfestu og vanda enn frekar til verka í stjórnsýslu og umsýslu sveitarfélagsins. Þá er á sama hátt brýnt að tryggja faglega og lögmæta málsmeðferð.
Í minnisblaðinu er fjallað um núverandi stjórnskipulag sveitarfélagsins og æskileg næstu skref til áframhaldandi úrbóta. Í fundargerð kemur fram að bæjarstjórn hefur yfirfarið minnisblaðið og þær tillögur sem þar koma fram. Minnisblaðið er ítarlegt og tillögur margar. Niðurstaða bæjarstjórnar er að horfa fyrst og fremst til breytinga á þeim hluta stjórnsýslunnar sem snýr að störfum nefnda og ráða, auk breytinga á þeim hluta skipuritsins sem snýr að yfirstjórnendum.
Nýtt stjórnskipulag
Í samþykkt sveitarstjórnar felst að nýtt stjórnskipulag sveitarfélagsins tekur gildi 2. maí nk. Með skipuritinu er farin sú leið að skipta starfsemi sveitarfélagsins í þrjú svið. Það er að segja: fjármála- og stjórnsýslusvið, umhverfis- og framkvæmdasvið og fjölskyldu- og fræðslusvið. Samhliða verða ráðnir sviðsstjórar yfir hverju sviði fyrir sig þó þannig að þar sem flest verkefni á fjölskyldu- og fræðslusviði eru í dag innan byggðasamlaga verði þar rekstrarstjóri en framkvæmdastjóri Skóla- og velferðarþjónustu Árnesþings veiti þeim stofnunum/verkefnum sem undir það falla áfram faglega forystu.
Bæjarstjórn samþykkti einnig nýráðningu í stöðu sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs og verður staðan auglýst. Stöðu sviðsstjóra umhverfis- og framkvæmdasviðs verður sinnt af byggingafulltrúa og þær stöður því sameinaðar. Þá verður stöðu bæjarritara breytt í stöðu aðalbókara sem jafnframt gegni stöðu rekstrarstjóra fjölskyldu- og fræðslusviðs.
Fjármála- og stjórnsýslusvið
Fjármála- og stjórnsýslusvið mun m.a. hafa á hendi miðlæga þjónustu á sviði fjármála- og stjórnsýslu. Meginverkefnið verður fjárstýring, skjalastjórnun, persónuverndarmál, þjónusta við kjörna fulltrúa, sem og nefndir og ráð, mannauðsmál, starfsþróun, launavinnsla, reikningshald, fjárreiður, gæðamál og ferlar, árangursmælingar, ráðgjöf við stefnumótun og verkefnastjórn, markaðs- og menningarmál og almannatengsl, upplýsingatækni, samfélagsmiðlar, verkefna- og viðburðastjórnun, vinabæjartengsl, jafnréttismál, samstarf sveitarfélaga og ytri aðila, atvinnuþróun, markaðsmál, samskipti við fjölmiðla, málefni erlendra íbúa, samráð og lýðræði, þjónustuver, rafræn stjórnsýsla og sjálfsþjónusta. Sviðinu er einnig ætlað að starfa með fjallskilanefnd, kjörstjórn, bæjarráði og bæjarstjórn. Undir sviðið munu falla störf aðalbókara, launafulltrúa og forstöðumanns þjónustuvers. Seinasta staðan verður til í stað forstöðumanns bókasafns. Undir þá stöðu falla menningarmál sveitarfélagsins í víðum skilningi þess orðs og þar með rekstur menningarverkefna og bóksafns. Þá er bókasafninu ætlað að sjá um alla skjalavörslu sveitarfélagsins.
Umhverfis- og framkvæmdasvið
Umhverfis- og framkvæmdasvið mun m.a. hafa með höndum umhverfis- og framkvæmdamál auk skipulagsmála og málefna hafnarinnar. Meginverkefni sviðsins eru skipulags- og byggingarmál, umhverfismál, umferða- og samgöngumál, hafnamál, hreinlætismál, brunavarnir/slökkvilið, veitumál, landbúnaðarmál, eignasjóður, félagslegar íbúðir, nýframkvæmdir og vinnuskóli. Umhverfis- og framkvæmdasvið starfar með skipulagsnefnd og hafna- og framkvæmdanefnd. Undir sviðið falli störf skipulagsfulltrúa, umhverfisfulltrúa og hafnarstjóra. Þá verði einnig um að ræða stöðu verkefnastjóra á sviðinu.
Fjölskyldu- og fræðslusvið
Fjölskyldu- og fræðslusvið fer m.a. með öll skólamál (grunn-, leik- og tónlistarskóla), frístundaver (lengd viðvera eftir skóla), daggæslumál, félagsþjónustu, barnavernd, málefni aldraðra (þar með talið öldungaráð), málefni fatlaðra, húsnæðismál, jafnréttismál, málefni innflytjenda, forvarnir, sérfræðiþjónustu skóla, æskulýðs- og tómstundamál (þar með talið ungmennaráð) og íþróttamál. Hlutverk sviðsins er að miklu leyti skilgreint í lögum. Þar ber helst að nefna lög um grunnskóla, lög um leikskóla, lög um félagsþjónustu sveitarfélaga, barnaverndarlög, lög um húsnæðismál, lög um málefni aldraðra, lög um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir, sveitarstjórnarlög, lög um jafnan rétt kvenna og karla ásamt ýmsum öðrum lögum og reglum. Undir sviðið falla störf skólastjóra Grunnskóla Þorlákshafnar, leikskólastjóra Leikskólans Bergheima, íþrótta- og æskulýðsfulltrúa sem jafnframt er forstöðumaður íþróttamiðstöðvar og félagsmiðstöðvar, deildarstjóra í málefnum aldraðra, forstöðumaður Viss, forstöðumaður Selvogsbrautar og félagsráðgjafi.
Bæjarstjórn fól bæjarstjóra að auglýsa stöðu sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs. Þá var bæjarstjóra falið að kynna skipuritið sérstaklega fyrir þeim starfsmönnum sem gegna þeim starfsheitum sem hefur verið tekið til. Í þeim samtölum skal starfsmönnum boðið að halda áfram í þeim stöðum sem þeir nú gegna eða eftir atvikum í þeim stöðum sem verða til út úr þeim stöðum sem þeir hafa gegnt. Bæjarstjórn samþykkti ennfremur að fela bæjarstjóra að semja að nýju við þá starfsmenn sem þar um ræðir. Bæjarstjórn samþykkti einnig að fela bæjarstjóra að hefja svo fljótt sem verða má vinnu við eftirfarandi verkefni:
Endurskoða samþykkt um stjórn og fundarsköp.
Endurskoða erindisbréf nefnda.
Endurskoða starfslýsingar.
Auka áherslu á greiningu gagna fyrir kjörna fulltrúa.
Setja innkaupareglur.
Allir kjörnir fulltrúar í nefndum fái aðgengi að fundargátt.
Samræma skráningu fundargerða og afgreiðslna.
Bæta móttöku, skráningu og svörun erinda. Þar undir fellur að nýta betur málaskráarkerfið og gæðakerfi byggingafulltrúa.
Gera leigusamninga fyrir Eignasjóð.
Skipuleggja námskeið fyrir kjörna fulltrúa og starfsmenn nefnda um stjórnsýslu sveitarfélag.
